Was ist SharePoint und was macht es?

SharePoint ist Microsofts Kollaborationsplattform, ähnlich wie Google Drive, und noch viel mehr. Es ist ein Ort, an dem Teammitglieder kommunizieren, Daten austauschen und zusammenarbeiten können; ein gemeinsames Datei-Repository, Blog, Web-Content-Management-System und ein Intranet.

SharePoint als verbessertes Datei-Laufwerk

Vor einigen Jahren bestand die hochmoderne Microsoft-Zusammenarbeit aus zwei Komponenten: Exchange, das E-Mail- und gemeinsame Kalender sowie Netzwerk-Dateilaufwerke unterstützt. Diese Laufwerke, an die Sie sich vielleicht erinnern können, hatten Laufwerksbuchstaben wie „S:“ oder „X:“, gespeicherte Dateien, auf die Ihr ganzes Team zugreifen konnte, aber nur eine Person konnte sie tatsächlich bearbeiten. Als Workaround können Sie sie auf Ihren lokalen Computer kopieren und dort bearbeiten. Dies führte manchmal zu Verwirrung, viel Überschreiben und kryptischen Dateinamen.

Deshalb hat Microsoft SharePoint entwickelt, was eine Reihe von Vorteilen bietet:

Datei-Versionierung: Bedeutet, dass Sie eine einzige „Our Important Report.doc“ Datei haben könnten. SharePoint würde die „Revision 1“, „Revision 2“, etc. verwalten. Es bot sogar eine Kommentarfunktion, so dass Sie beschreiben konnten, welche Änderungen diese bestimmte Revision vorgenommen hat, z.B. „dies enthält Aarons Kommentare“.

Check-in/Check-out: Die Möglichkeit für einen Benutzer, eine Datei vor Änderungen durch einen anderen Benutzer zu schützen. Wenn jemand versucht hat, auf eine Datei zuzugreifen, die ein anderer Benutzer ausgecheckt hat, fordert SharePoint ihn auf, sie lokal herunterzuladen, warnt aber auch davor, dass alle vorgenommenen Änderungen möglicherweise nicht mit dem synchronisiert sind, was der aktuelle Benutzer tut. Dies ermöglichte einen einfachen Arbeitsablauf, bei dem zumindest jemand warten sollte, bis die andere Person fertig ist. Neuere Versionen bieten sogar an, eine Person zu benachrichtigen, wenn die Datei freigegeben wird.

Leistungsstarke Indexierung und Suche: Dies wurde zu einem Eckpfeiler, als die Welt sich daran gewöhnt hat, alles zu googeln. Vorbei sind die Zeiten, in denen man durch ein Dutzend Ordner graben musste, und ich hoffe, dass man sich genau an sie erinnert hat.

Ein Web-Interface: Dies in Kombination mit der verbesserten Suche machte SharePoint zu einem One-Stop-Shop für die Zusammenarbeit bei Unternehmensinhalten.

Integration mit Windows Apps: Die Möglichkeit, eine Datei aus SharePoint über die Dialoge Datei > Öffnen zu beziehen, die in Windows-Programmen wie Microsoft Office verwendet werden.

Microsoft hat in einem cleveren Schritt auch das alte Datei-Laufwerkskonzept beibehalten, d.h. Sie können eine Excel-Datei von Ihrem „X:“-Laufwerk aus öffnen, ändern und dann speichern, genau wie zuvor. Im Hintergrund würde SharePoint jedoch die Datei für Sie auschecken, dann wieder einchecken und für Sie versionieren. Alle diese Funktionen sind noch vorhanden und funktionieren gut, aber SharePoint ist heute mehr als nur ein ausgefallenes Datei-Laufwerk.

Office 365 und die SharePoint-Kollaborationsplattform

Da Google, Apple, DropBox und andere die Möglichkeiten ihrer Cloud-Services verbesserten, arbeitete Microsoft selbstständig. Ein neuer File-Sharing-Dienst namens SkyDrive (jetzt OneDrive) übernahm die einfache File-Sharing-Funktion. Damit wurde SharePoint zu einem wichtigen Bestandteil des Microsoft Office 365-Produkts, das Cloud-basierte Zusammenarbeit mit abonnementbasiertem Zugriff auf Office verbindet.

SharePoint ist eine Web-Content-Plattform, aber nicht genau der WordPress oder Squarespace, den Sie wahrscheinlich mit diesem Begriff verbinden. Sie können SharePoint verwenden, um Seiten zu erstellen und sie als Website zu veröffentlichen, aber Sie können auch eine Website für ein Abteilungsteam erstellen und dann Web Parts hineinlegen, die einen Blog mit Ankündigungen, eine Liste von Teammitgliedern aus Exchange, eine Bibliothek von Dokumenten und ein Datenraster enthalten könnten, das von einer Excel-Arbeitsmappe gesteuert wird.

Als öffentlich zugängliches Web-CMS war es ausreichend, aber als Intranet, das Bits von Unternehmensdaten anzeigen konnte, war es ziemlich cool.

Was ist SharePoint heute?

Das heutige SharePoint baut auf seinen Stärken auf und ist mit Windows, MacOS, Android, iOS und Webbrowsern kompatibel. Es behält das gleiche Konzept wie eine „Website“, aber neuere Versionen haben die Möglichkeit eingeführt, Apps zu dieser Website hinzuzufügen. Drittanbieter-Entwickler haben sogar einen Marktplatz, auf dem sie ihre eigenen anbieten können.

Hinzufügen von Apps zu einer modernen Version von SharePoint

SharePoint ist wie eine Homebase für Ihr Team, in der Sie Dateien, Diskussionen, Ankündigungen und so ziemlich jede andere Form der Zusammenarbeit sammeln können, die Sie sich vorstellen können.

Tipps zur Verwendung von SharePoint

SharePoint ist als Teil von Office 365 verfügbar, jedoch nur für Geschäftskonten. Das heißt, diese Konten können für nur 5 $/Monat geführt werden.
Das zentrale Konzept in SharePoint ist eine Website. Sie müssen zuerst eine Website einrichten, dann können Sie ihr Inhalte oder Widgets hinzufügen.
Während SharePoint früher ein CMS ähnlich wie WordPress war, bei dem Sie Inhalte eingeben und auf einer öffentlichen Website veröffentlicht wurden, wird die Office 365-Version häufiger als Kollaborationsraum verwendet.